SharePoint Server - een verstandige aanschaf?

Vooral in het huidige tijdperk, waarin de technologische vooruitgang onstuitbaar lijkt en de digitalisering bijna elk deel van het moderne dagelijkse leven overneemt, is de beroepssector bijzonder afhankelijk van grotere effectiviteit en efficiëntie. Sommige bedrijven gebruiken software oplossingen en server besturingssystemen zoals Microsoft SharePoint Server 2016 en Microsoft SharePoint Server 2019 om hun eigen workflow te verbeteren, werkprocessen te versnellen en administratieve inspanningen enorm te minimaliseren. Bovendien verhoogt een bedrijf zijn doeltreffendheid en doelmatigheid als het zijn administratie centraliseert, maar de werknemers toch de gelegenheid geeft tot zelfbeschikking en, vooral, tot gedeeltelijke administratie. Als je een server besturingssysteem zoals Windows Server koopt, is dit precies de optie die je hebt.

Om te illustreren wat bedoeld wordt, stel je de volgende situatie voor: Twee verschillende bedrijven met dezelfde middelen maken hetzelfde product. Het aantal werknemers en hun competenties zijn identiek, evenals de mogelijkheden om het produkt te vervaardigen. Alleen het beheer verschilt, want de ene firma gebruikt betrouwbare server besturingssystemen en de andere niet. Het bedrijf dat een server besturingssysteem gekozen heeft met navenant nuttige functies zal het product efficiënter kunnen produceren, omdat het hoofdproces vanuit een "commandocentrum" gestuurd wordt, maar afzonderlijke speciale taken en het beheer ervan over kleinere afdelingen verdeeld worden. Nu zou de andere onderneming op een soortgelijke manier te werk kunnen gaan, maar de veelzijdige functies voor zowel administratie als snelle besluitvorming zouden niet gegeven worden. In gewone taal betekent dit dat de ene onderneming gewoon betere hulpmiddelen kan gebruiken dan de andere.

Bedrijven die server besturingssystemen kopen zoals Microsoft SharePoint Server 2016, Microsoft SharePoint Server 2019 of Windows Server in het algemeen, rusten zich dus uit met nuttige hulpmiddelen die hun eigen concurrentiepositie enorm kunnen verbeteren. Verbeterde workflow en geoptimaliseerde administratie zijn maar enkele van de voordelen die zulke software-oplossingen met zich meebrengen.

Op welke basis werkt SharePoint Server?

Als je je nu afvraagt of SharePoint Server kopen voor jou een optie is, kan het nuttig zijn als je precies weet waar je eigenlijk mee te maken hebt. Voordat software gekocht en gebruikt wordt, moet de functie ervan begrepen worden.

Programma's als Microsoft SharePoint Server 2016 en Microsoft SharePoint Server 2019 zijn, zoals al gezegd, zogenaamde server besturingssystemen. Deze zijn bijzonder geschikt voor bedrijven die momenteel groeien of al een omvang bereikt hebben waarbij een grotere administratieve inspanning op handen is. Dit geldt vooral als de onderneming verschillende afdelingen heeft, die enerzijds onafhankelijk van elkaar moeten kunnen werken, maar anderzijds hun communicatie onontbeerlijk is. Tegelijk moet het management steeds alle belangrijke processen in het oog kunnen houden, zodat eventuele fouten direct gecorrigeerd kunnen worden en tijdschema's nageleefd kunnen worden. Als je ooit overwogen hebt of de aanschaf van Windows Server een lonende investering voor je bedrijf zou zijn, heb je je waarschijnlijk al verdiept in de precieze functies van server besturingssystemen. In principe moet er dus zowel centralisatie als decentralisatie van bestuur zijn. Klinkt je dat niet logisch in de oren? Dan zul je het begrijpen na de volgende uitleg en duidelijkheid krijgen over waarom een investering in een server besturingssysteem altijd zin heeft voor bedrijven.

In principe is er in een serverstructuur een hoofdbeheerder die alle processen en netwerken bewaakt met behulp van een "commandocentrum". Hij heeft alle bevoegdheden om veranderingen aan te brengen, nieuwe leden toe te voegen, accounts te blokkeren of machtigingen te verdelen. Hier is het spannende deel van het verhaal: de hoofdadministrateur, die in feite de gecentraliseerde bestuursvorm belichaamt, kan zijn eigen inspanning tot een minimum beperken en het bestuur decentraliseren door bepaalde bevoegdheden en toestemmingen te verlenen. Zo kan hij afdelingshoofden de bevoegdheid geven om binnen hun gebied groepen op te richten, communicatiekanalen te openen en andere, kleinere machtigingen te verlenen. Op deze manier heeft de hoofdbeheerder nog steeds controle en overzicht over wat er gebeurt, maar kan hij tegelijk inspanning en verantwoordelijkheid binnen het serversysteem overdragen. De beheerder beslist zelf hoe ver deze machtigingen moeten reiken. Als je dus overtuigd bent dat je SharePoint Server moet kopen, krijg je uitgebreide mogelijkheden voor de administratie en coördinatie van je bedrijf of je medewerkers en de server structuur.

Wat maakt SharePoint Server zo bijzonder?

Behalve de gebruikelijke functies van een server besturingssysteem, heeft SharePoint Server ook een paar handige snufjes. De nadruk van deze software ligt, zoals de naam al doet vermoeden, op delen. Je kunt bijvoorbeeld je eigen websites maken, zoals interne forums, wiki's of een intern sociaal netwerk. Deze interne bedrijfswebsites kunnen dan door je collega's gebruikt en voortdurend verbeterd worden. Verder biedt SharePoint Server je de mogelijkheid om toestellen, schermen en bestanden te delen, en om samen taken te volbrengen. Versterk de samenwerking van je medewerkers met SharePoint Server, bied talrijke netwerkmogelijkheden en verbeter de workflow van het hele bedrijf. Zo blijft je bedrijf zowel concurrerend als efficiënt en effectief.